Assistenz der Geschäftsführung (m/f/d)

Essen

Vollzeit

Festanstellung

DEINE MISSION

Du arbeitest gerne strukturiert, hilfst Arbeitsumfelder zu strukturieren und fühlst dich in einem gut organisierten Arbeitsumfeld wohl? In der Rolle als Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) sorgst du dafür, dass unsere drei Geschäftsführer*innen den Kopf frei haben: Du koordinierst Termine, organisierst Reisen, unterstützt bei Korrespondenz und stellst sicher, dass Abläufe im Hintergrund zuverlässig funktionieren. So hältst du den Geschäftsführungsbereich organisatorisch auf Kurs und erkennst Bedürfnisse proaktiv, bevor sie da sind.

DEINE AUFGABEN

Planung, Koordination und Priorisierung von Terminen sowie Pflege der Kalender der Geschäftsführung
Organisation von Dienstreisen (Buchung von Verkehrsmitteln und Unterkünften, Vorbereitung der Reiseunterlagen, Abwicklung von Reise‑ und Spesenabrechnungen)
Erstellung und Bearbeitung von Geschäftskorrespondenz (E‑Mails, Schreiben, kurze Vorlagen)
Dir fällt es leicht mit den Schnittstellen Finanzen und Officemanagement zu arbeiten und schafft es proaktiv unsere Geschäftsführer*innen zu entlasten (Anfragen filtern und priorisieren)
Strukturierte Ablage und Dokumentenmanagement, Unterstützung bei einfachen Auswertungen und Übersichten
Vorbereitung von Besprechungen (Unterlagen, Raumorganisation, Technik)
Empfang von Gäst*innen und erste Ansprechperson für interne und externe Ansprechpartner*innen

WAS DU MITBRINGEN SOLLTEST

Sorgfältige, strukturierte und eigenständige Arbeitsweise
Hohe Zuverlässigkeit, Verbindlichkeit und vertraulicher Umgang mit Informationen
Sicherer Umgang mit gängigen Büro- und Kommunikationstools (E-Mail, Kalender, Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
Proaktivität (vorausschauend handeln, Bedürfnisse antizipieren) sowie Stressresistenz zeichnen dich aus
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Interesse an einer langfristigen Tätigkeit mit klar definierten Aufgaben und verlässlichen Arbeitszeiten

WARUM BRYCK STARTUP ALLIANCE?

Neben Wasser, Limonaden und Kaffee (inklusive Barista‑Kaffee) wartet ein Arbeitsumfeld mit vielen Vorteilen auf dich:

Hybrides Arbeitsmodell (mindestens drei Tage im Büro in Essen) und flexible Arbeitszeiten im Rahmen der Rolle
Ergonomischer und moderner Arbeitsplatz im Colosseum am Limbecker Platz in zentraler Lage in der Essener Innenstadt
30 Urlaubstage pro Jahr sowie frei am 24. und 31.12.
Bis zu sechs Monate Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall
Ein jährliches Weiterbildungsbudget von 2.000 Euro für deine fachliche und persönliche Entwicklung
Gemeinsame Workation einmal im Jahr und diverse Teamevents
Sommer- und Winterparty mit dem ganzen Team
Hundefreundliches Büro mit zwei Bürohunden
20% Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
und flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine enge Zusammenarbeit im Team

Über uns

The BRYCK Startup Alliance is a joint venture of leading universities, corporates, and investors in the Ruhr region, designed to become a European deep-tech hotspot. With strong academic roots, significant investment power, and a unique ecosystem, the alliance drives innovation, builds scalable ventures, and creates international impact from its home at the Colosseum in Essen.

Recognized as one of Germany’s official EXIST Startup Factories, the BRYCK Startup Alliance supports science-based startups in fields such as energy, materials, health, and intelligent systems, helping to turn the Ruhr region into a European innovation hub.

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